De la Veille au Records Management... une histoire de temporalité

Dans ce mapping on voit les differences majeures entre ces 3 approches du partage de connaissances

La semaine dernière dans le cadre des réunions organisées par l'association de Knowledge Managers COP-1 KM , j'ai assisté à une présentation traitant du Records Management. Sur ce sujet nous avons eu la chance d'accueillir Marie-Anne Chabin l'une des expertes françaises du sujet.

Une histoire de temps

Cette présentation m'a inspiré le graphique qui illustre cet article (voir plus bas). On y retrouve les 4 grands domaines du travail collaboratif en entreprise, avec leurs objectifs premiers et les types de contenus associés. Au delà de ces spécificités d'usage les 2 grandes variables segmentantes sont la durée de vie des documents et à leur fréquence d'usage.

Chercher ou pas ?...collaborer est l'objectif

Ces 2 variables induisent la mise en place ou pas d'une structure et de systèmes de classification avancée. En effet pourquoi établir des modalités de recherches et d'accessibilité avancées pour des documents qui ont une durée de vie d'une journée et qui vont être consultés par 2 ou 3 personnes?

Le travail collaboratif dans le cadre de Réseau sociaux se situe à la croisée des chemins en termes de besoin de structures et de classifications. Encore une fois il est fréquent que les espaces de travail (les fils d'info) aient une durée de vie courte ou très courte ainsi les utilisateurs savent où ils se trouvent car ils l'utilisent fréquemment sur une période limitée. Il faut noter que dans ce type d'approche (RSE) l'usage d'alertes et de streams est beaucoup plus fréquent et permet aux usagers d'accéder rapidement à leur contenus. Pour les espaces utilisés à des fins d'animation de communauté ou de suivi de projet les animateurs diffusent régulièrement de l'information vers leur abonnés, leurs permettant ainsi de rejoindre rapidement leurs contenus sans avoir à chercher.

Trouver est l'objectif

A l'opposé pour le Records management (RM) et le Partage de connaissance (KM) la durée de vie ou la validité des document étant longue voire très longue. Il est indispensable qu'un contenu puisse être trouvé rapidement par la personne qui en émet le besoin (et pas seulement par le contributeur). Bien que les objectifs soient différents, les outils utilisés pour ces 2 activités sont extrêmement similaires et doivent intégrer des fonctions avancées de structuration et de tagging basé sur le principe des facettes.

Pour le KM , on parlera de période de validité d'un contenu jusqu'à obsolescence avant l'ajout d'une nouvelle version, son archivage ou sa destruction définitive. Il faut noter que pendant la période de validité le contenu est évolutif et peut être enrichi, ce qui peut avoir comme effet de repousser sa durée de vie . Dans tous les cas un utilisateur doit pouvoir trouver rapidement et sans ambiguïté les contenus qui lui permettront de trouver la réponse à sa question (ou sa problématique), au moment où il en a besoin.

Pour le RM on parlera plutôt de période de conservation obligatoire. Elle est déterminée lors de la création des documents dans la base. Un RM efficace implique qu'une organisation détermine à priori pour chaque type de document, une durée de conservation, qu'elle soit dictée par la loi ou par des impératifs techniques. Pendant la période de conservation les contenus sont figés, ne doivent et ne peuvent évoluer. A l'issu de cette période prédéterminée les documents sont détruits ou passe dans les archives mortes. Comme pour le KM mais d'une manière moins "opérationnelle", les usagers devront trouver dans des délais très brefs les documents réclamés par une administration, un client, ou un fournisseur.

Dans tous les cas ces missions doivent être confiées à des professionnels ayant une excellente connaissance de l'entreprises et maîtrisant les contraintes associées à chaque pratique.